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आपके संगठन की जानकारी:

निम्न तालिका गोपनीयता टूल को भरते समय आपके द्वारा चुनी गई जानकारी को दिखाती है।

सूचना का प्रकार आप क्या इकट्ठा करते हैं इसे कौन जमा करता है किस कारण से इसका उपयोग कौन करता है द्वारा संग्रहित इसके साथ साझा किया गया
संपर्क जानकारी
  • नाम
  • वेबसाइट या आईटी समर्थन
  • आवेदन पत्र
  • वेबसाइट या आईटी समर्थन
  • इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल

वर्तमान में स्थितियां

सहमति स्वैच्छिक समझौता है जो किया जा रहा है या प्रस्तावित है। सहमति व्यक्त या निहित हो सकती है। एक्सप्रेस सहमति स्पष्ट रूप से मौखिक या लिखित रूप में दी जाती है। एक्सप्रेस सहमति असमान है और सहमति की मांग करने वाले संगठन की ओर से किसी भी तरह के हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं है। निहित सहमति उत्पन्न होती है जहां सहमति व्यक्ति की कार्रवाई या निष्क्रियता से यथोचित रूप से प्रभावित हो सकती है।

एक्सप्रेस सहमति

आपने संकेत दिया कि आपका संगठन किसी भी संवेदनशील या संभावित संवेदनशील जानकारी को एकत्र नहीं करता है। भविष्य में, यदि आपका संगठन संवेदनशील या संभावित संवेदनशील जानकारी एकत्र करने का निर्णय लेता है, तो आपको हमेशा यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपको अपने ग्राहक से सहमति प्राप्त करनी चाहिए। दूसरे शब्दों में, आपको ग्राहक से सीधे पूछना होगा कि क्या वे आपकी जानकारी एकत्र करने और / या किसी अन्य संगठन को जानकारी का खुलासा करने के लिए सहमति देते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक क्रेडिट जाँच के लिए वित्तीय जानकारी एकत्र करते हैं, तो ग्राहक के पास एक आवेदन फ़ॉर्म है, जिसमें कहा गया है कि आप एक क्रेडिट रिपोर्टिंग एजेंसी को जानकारी का खुलासा करेंगे और ग्राहक इस बात के लिए सहमति देते हैं। जब भी संभव हो, तब इस सहमति का उपयोग किया जाना चाहिए। सभी मामले जब व्यक्तिगत जानकारी को संवेदनशील माना जाता है।

निहित सहमति

आपने संकेत दिया कि आपका संगठन बिक्री या अन्य लेन-देन को पूरा करने के लिए कोई जानकारी एकत्र नहीं करता है, ग्राहक के क्रेडिट की पुष्टि करें, ग्राहक के लिए एक विशेष ऑर्डर दें, डिलीवरी की व्यवस्था करें या वापसी की प्रक्रिया करें। यदि भविष्य में आपका संगठन इस जानकारी को एकत्र करने का निर्णय लेता है, तो याद रखें कि जब तक एकत्रित की गई जानकारी ऊपर सूचीबद्ध कार्यों में से एक को पूरा करने के लिए आवश्यक है, आप मान सकते हैं कि ग्राहक ने सहमति दी है जब वह आपको जानकारी प्रदान करता है। (इसे "निहित सहमति" कहा जाता है)।

याद रखें:

यदि ग्राहक लेन-देन को पूरा करने के लिए आवश्यक नहीं है तो सूचना के संग्रह के लिए सहमति देने से इंकार करने पर आप लेनदेन पूरा करने से इनकार नहीं कर सकते।
यदि आप बाद में किसी अन्य उद्देश्य के लिए इस जानकारी का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको वापस जाना होगा और ग्राहक की सहमति लेनी होगी।

ऑप्ट-आउट सहमति

आप माध्यमिक उद्देश्यों के लिए निम्नलिखित जानकारी एकत्र करते हैं, जैसे कि विपणन, एक ग्राहक निष्ठा कार्यक्रम, या ग्राहक संबंध प्रबंधन:

इन परिस्थितियों में, आपको ग्राहक को यह बताने का अवसर देना होगा कि वे नहीं चाहते कि आप उस उद्देश्य के लिए उनकी जानकारी का उपयोग करें। इसे "ऑप्ट-आउट" कहा जाता है।

ऑप्ट-आउट स्पष्ट, समझने में आसान और ग्राहक के लिए आसान होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप एक कागज़-आधारित या वेब एप्लिकेशन फॉर्म पर ऑप्ट-आउट बॉक्स रख सकते हैं, जो ग्राहकों को बताता है कि यदि वे मेल में प्रचार सामग्री प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो यहां देखें। आप ग्राहक को यह बताना चाहते हैं कि वे क्या गायब होंगे - विशेष सौदे और उत्पाद की नई जानकारी, उदाहरण के लिए - लेकिन ऑप्ट-आउट को कम से कम, छिपाएँ या अस्पष्ट न करें। और इसे जटिल मत बनाओ, जैसे ग्राहक को कुछ घंटों के बीच एक विशेष फोन नंबर पर कॉल करने की आवश्यकता होती है। ग्राहक को निर्णय लेने देना है।

सुरक्षा योजना

ग्राहक जानकारी प्राप्त करने के लिए समान है

आपने संकेत दिया कि आपके संगठन में कोई कर्मचारी नहीं हैं जो अनावश्यक रूप से जानकारी देखते या संसाधित करते हैं। यह एक अच्छा अभ्यास है। जानकारी को देखने या संसाधित करने वाले लोगों की संख्या को सीमित करके आप अनुचित उपयोग या प्रकटीकरण के जोखिम को कम करते हैं।

व्यक्तिगत सूचना का भंडारण: कागज की फाइलें

आपने संकेत दिया कि आपका संगठन किसी भी जानकारी को कागजी फाइलों में नहीं रखता है।
भविष्य में, यदि आप व्यक्तिगत जानकारी को कागज़ की फाइलों में संग्रहीत करने की योजना बनाते हैं, तो अपने ग्राहक की व्यक्तिगत जानकारी को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने के लिए सभी उपायों को संभव बनाना बेहद महत्वपूर्ण है। आपको उन फ़ाइलों को उनके पास ले जाकर सुरक्षित करना चाहिए:

एक बंद कैबिनेट
एक प्रतिबंधित क्षेत्र
अलार्म सिस्टम वाला एक क्षेत्र
व्यक्तिगत जानकारी का भंडारण: इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें
निम्नलिखित में इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों में आपके द्वारा संग्रहीत जानकारी के प्रकार शामिल हैं:

नाम
अपने ग्राहक की व्यक्तिगत जानकारी को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने के लिए सभी उपायों को संभव करना बेहद महत्वपूर्ण है। निम्न विधियों का उपयोग करके उन फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए प्रयास करें:

कंप्यूटर पासवर्ड
फायरवॉल
एन्क्रिप्टेड डेटा फ़ाइलें
एन्क्रिप्टेड व्यक्तिगत जानकारी जो इंटरनेट पर भेजी जाती है या प्राप्त की जाती है (ईमेल द्वारा या वेब फ़ॉर्म के माध्यम से, उदाहरण के लिए।)
इलेक्ट्रॉनिक ऑडिट ट्रेल्स जो पहचानते हैं कि किसके पास जानकारी है
बैकअप फाइल को लॉक कैबिनेट में रखना
लैपटॉप, USB कुंजी और इलेक्ट्रॉनिक वायरलेस उपकरणों के साथ विशेष रूप से सावधान रहें। इस प्रकार के उपकरण संभावित रूप से आपके ग्राहक की व्यक्तिगत जानकारी की एक बड़ी मात्रा को संग्रहीत कर सकते हैं। इन सभी उपकरणों को पासवर्ड से सुरक्षित किया जाना चाहिए और इनके संरक्षण का सबसे मजबूत तरीका संभव है।

संवेदनशील सूचना का संकलन

आपने संकेत दिया कि आपका संगठन संवेदनशील या संभावित रूप से संवेदनशील किसी भी जानकारी को एकत्र नहीं करता है। भविष्य में यदि आपका संगठन संवेदनशील या संभावित रूप से संवेदनशील जानकारी एकत्र करने का निर्णय लेता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसे गोपनीय रखा जाए, एक से अधिक तरीकों का उपयोग करने पर विचार करें।

अंत में, अपनी पुरानी फ़ाइलों के माध्यम से जाएं और किसी भी व्यक्तिगत जानकारी को नष्ट कर दें, जिसे अब आपको उस उद्देश्य को पूरा करने की आवश्यकता नहीं है जिसे आपने इसके लिए एकत्र किया था।

तृतीय पक्ष सूची

आप निम्नलिखित तीसरे पक्ष के आपूर्तिकर्ताओं या एजेंटों के साथ व्यक्तिगत जानकारी साझा करते हैं:

कोई अन्य दलों के साथ
आपको यह सुनिश्चित करने के लिए इन फर्मों की गोपनीयता प्रथाओं की समीक्षा करनी होगी कि वे आपके व्यापार पर लागू होने वाले समान मानकों को पूरा करते हैं। आपको अपने वकील से किसी भी अनुबंध में विशेष खंड जोड़ने के बारे में बात करनी चाहिए जिसमें आपको तीसरे पक्ष के साथ जानकारी साझा करना शामिल है:

अपने ग्राहक की जानकारी की सुरक्षा के लिए तीसरे पक्ष की आवश्यकता होती है
आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे निष्पक्ष सूचना प्रथाओं का अनुपालन कर रहे हैं, तीसरी पार्टी को ऑडिट करने की शक्ति दें
सुनिश्चित करें कि अनुबंध में निर्धारित उद्देश्यों के लिए तीसरे पक्ष केवल जानकारी का उपयोग करता है
तीसरे पक्ष की आवश्यकता है कि आप ग्राहकों से उनके ग्राहक रिकॉर्ड देखने के लिए किसी भी अनुरोध को पारित करें

हिट: 32